Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Tháng Sáu 22, 2021by Duntax0

Lưu trữ tài liệu kế toán là một công việc cần thiết đối với doanh nghiệp. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quản lý được hoạt động, đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Có rất nhiều loại tài liệu kế toán cần lưu trữ. Vậy các loại tài liệu này được lưu trữ trong thời hạn bao lâu? Duntax xin chia sẻ đến các bạn trong bài viết sau:

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

1. Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ:

Theo điều 8 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ:

  • Chứng từ kế toán.
  • Sổ kế toán chi tiết.
  • Sổ kế toán tổng hợp.
  • Báo cáo tài chính.
  • Báo cáo quyết toán ngân sách.
  • Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
  • Các tài liệu khác có liên quan đến kế toán: hợp đồng, văn bản, hồ sơ,…

2. Thời hạn lưu trữ:

Lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP các loại tài liệu sau phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm:

  • Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu tập TLKT của bộ phận kế toán.
  • Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, cấp điều hành không sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và lập BCTC.
Lưu trữ tối thiểu 10 năm:
  • Chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và lập BCTC.
  • Bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp. BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán.
  • Báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp vào sổ kế toán và lập BCTC.
  • Tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản.
  • Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư: tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B,C.
  • Tài liệu liên quan đến việc xác nhập, chia tách, thay đổi điều kiện kinh doanh, giải thể, phá sản,…
  • Tài liệu liên quan tại đơn vị như: hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan có thẩm quyền & hồ sơ của tổ chức kiểm tra độc lập.
  • Các tài liệu khác không được quy định tại điều 12 và điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Lưu trữ vĩnh viễn:
  • Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là thời hạn trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị huỷ hoại tự nhiện
  • Doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ vĩnh viễn các loại tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc lưu trữ không đúng quy định có thể bị phạt

3. Xử phạt liên quan đến lưu trữ tài liệu kế toán:

Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định các mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Trong đó:

Phạt cảnh cáo đối với trường hợp:
  • Đưa TLKT vài lưu trữ chậm hơn 12 tháng trở lên so với quy định.
  • Không sắp xếp TLKT đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Phạt từ 5.000.000đ –  10.000.000đ:
  • Lưu trữ TLKT không đầy đủ theo quy định.
  • Bảo quản tài liệu không an toàn.
  • Để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
  • Sử dụng TLKT trong thời hạn lưu trữ sai quy định.
  • Khi bị mất hoặc hỏng tài liệu, không tổ chức kiểm kê, phân loại, phân loại, phục hồi tài liệu.
Phạt từ 10.000.000đ – 20.000.000đ:
  • Tự ý huỷ bỏ các tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự.
  • Khi thực hiện tiêu huỷ: không thành lập hội đồng, không thực hiện đúng phương án và không lập biên bản tiêu huỷ theo quy định.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN THUẾ DŨNG NGUYỄN

Những câu hỏi thường gặp về Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Thuế Dũng Nguyễn

❖ Các dịch vụ của Thuế Dũng Nguyễn?

❖ Vì sao chọn Thuế Dũng Nguyễn?

❖ Thông tin liên hệ Công ty Thuế Dũng Nguyễn?

Kết nối với Thuế Dũng Nguyễn

Bản quyền thuộc về THUẾ DŨNG NGUYỄN – MST: 0312661622